Verificaciones de antecedentes de empleo en California: Un nuevo enfoque en la precisión

Derechos de Autor © 2003-2009.
Colocado Julio del 2003
Revisado Abril del 2009

La compañía PRC no hace las
comprobaciones de antecedentes.

1. Introducción.
2. Consejos para personas que están buscando empleo
3. FCRA federal - Lo básico de las verificaciones de antecedentes de empleo
4. Verificaciones de antecedentes en California – FCRA Plus
5. Verificación hecha por un empleador o una empresa externa
6. ¿Qué no puede ser incluido en un documento de verificación?
7. Sanciones por violaciones
8. Recursos.

Parte 1. Introducción

En California, lo más seguro es que los empleadores busquen algún tipo de información tanto de sus empleados como de las personas que buscan contratar. Esto es entendible debido a los riesgos de las contrataciones, especialmente hoy en día con tanta noticia sobre violencia laboral, falsificación de antecedentes, malversación de fondos y demandas judiciales.

Lo más seguro es que usted también se preocupe si un empleador le hace preguntas que no tienen relación aparente con su trabajo. Es posible que usted tenga en mente algún incidente que ocurrió hace tiempo, y que sienta que no tendrá la oportunidad explicarlo.

Puede ser que no tenga nada que ocultar o que no esté particularmente preocupado de que su empleador conozca mucho sobre su vida privada. Pero, sin duda le conviene saber que la información que recibe el empleador es precisa, completa y no engañosa. También quiere saber que el informe es acerca de usted - y no de un ladrón de identidad que haya robado su nombre. Hoy en día las leyes de California le da mayor acceso a la información que tiene disponibles su empleador.

Esta guía proporciona un resumen de la Fair Credit Reporting Act (FCRA) [La Ley de Información Justa de Crédito], la norma nacional de verificación de antecedentes laborales. Describe cómo la ley de California se añade a los derechos que ya tiene en virtud de la FCRA. También habla sobre su derecho de obtener una copia del reporte y lo qué puede hacer si su informe contiene información imprecisa o incompleta.

Parte 2. Consejos para personas que están buscando empleo

Solicitar empleo es una de las tareas más importantes que enfrentamos en la vida. Nadie quiere estar en desventaja por un reporte negativo. Antes de empezar la búsqueda de empleo, le recomendamos que tome las siguientes medidas. Haga lo mismo si su empleador anuncia la realización de realización de verificación de antecedentes laborales.

1. Lea esta guía y otras publicaciones para conocer sus derechos bajo las leyes federales y estatales. Publicaciones adicionales se enumeran en la Parte 8.

2. Solicite su informe de crédito y examínelo con cuidado a ver si hay información imprecisa o engañosa. Muchos empleadores obtienen informes de crédito durante el proceso de verificar los antecedentes tanto de sus empleados como de personas que buscan trabajar para la compañía.

3. Compruebe los registros judiciales. Si usted tiene un historial de detención o ha sido implicado en casos judiciales, compruebe los archivos del condado donde ocurrieron los incidentes. Asegúrese que la información esté correcta y actualizadas. Esto es muy importante si su caso ha sido borrado o cancelado, sellado o si ha ha sido víctimas de robo de identidad.

4. Compruebe los registros del DMV. Solicite una copia de su registro de conducir del Departamento de Vehículos Motorizados, especialmente si está solicitando un puesto de trabajo que implique el manejo de un vehículo.

5. Compruebe usted mismo sus antecedentes. Si quiere saber lo que podría descubrir el empleador con la verificación de antecedentes, contrate a una empresa que se especializa en estos informes para llevar a cabo su propia verificación. De esa manera, usted se podrá dar cuenta si el documento contiene información errónea o equivocada. (Consulte las páginas amarillas bajo la categoría de investigadores).

6. Limpie su “huella digital”. Realice una consulta de su propio nombre entrecomillado en los buscadores de información mas importantes como Google y Yahoo. Si es posible, deshágase de referencias negativas. Edite, si es necesario, referencias en perfiles de sitios sociales como MySpace y Facebook. Vuelva a leer sus comentarios pero ahora desde la perspectiva de un potencial empleador. Sin embargo, conserve cualquier contenido que resalte algunos de sus logros. Un sitio de Internet personal que haga esto podría ser algo benéfico para usted.

7. Lea la información en escritura pequeña cuidadosamente. Cuando firma una solicitud de empleo y se planea realizar una verificación de antecedentes, se le pedirá que primero firme un forma de consentimiento. Lea cuidosamente esta declaración y haga preguntas si tiene dudas. Desafortunadamente, los buscadores de empleo se encuentran en una posición difícil, ya que negarse a autorizar una verificación de antecedentes podría poner en peligro las posibilidades de conseguir el trabajo. Siempre marque la casilla que dice que desea obtener una copia del informe.

Para consejos adicionales, lea nuestra sufre 16, “Employment Background Checks: A Jobseeker’s Guide “ (“La verificación de antecedentes de empleo: Una guía para los buscadores de empleo"), www.privacyrights.org/fs/fs16-bck.htm

Parte 3. FCRA Federal - Lo básico de las comprobaciones de antecedentes de empleo

La Fair Credit Reporting Act (FCRA) [La Ley de Información Justa de Crédito] federal establece el estándar nacional para las verificaciones de antecedentes de empleo (15 U.S.C. §§1681 et seq.) Incluso en estados como California que tienen leyes que regulan este tipo de verificaciones, los empleadores tienen que cumplir con la FCRA. Las leyes estatales pueden dar más derechos a los trabajadores, pero no pueden eliminar los derechos básicos de la FCRA.

La FCRA cubre "los informes del consumidor" producidos para múltiples propósitos, y por eso puede ser confuso para muchas personas. Además de abarcar los reportes de crédito, el FCRA también gobierna las verificaciones de antecedentes de empleo que podrían afectar la “contratación, promoción, retención, o reasignación” de una persona. Para obtener más información acerca de reportes de crédito, lea la Hoja de Datos 6 de PRC, “How Private Is My Credit Report?” ("¿Qué tan confidencial es mi informe de crédito?"), www.privacyrights.org/fs/fs6-crdt.htm.

La FCRA federal sólo se aplica cuando la verificación de antecedentes es preparada por una empresa externa. Cuando una tercera compañía compila un informe, la FCRA requiere (1) que se le notifique que una investigación podría ser realizada, (2) que se le de la oportunidad de dar su consentimiento, y (3) que se le notifique en caso de que se utilice la información en el informe para tomar una decisión “desfavorable”.

Pero en virtud de la FCRA, si el empleador no contrata a una compañía externa para llevar a cabo la investigación, y compila el informe por su propia cuenta, las disposiciones de la FCRA no se aplican. Sin embargo, la ley de California requiere un aviso y acceso al informe si el empleador realiza su propio documento. Este tema se aborda en más detalle en el parte 4.

Cuando una empresa externa prepara el informe, la FCRA requiere que el empleado haga lo siguiente:

• Avisarle a usted en un documento por separado que un informe podrÌa ser necesario.
• Obtener su permiso.
• Obtener su permiso explÌcito si se solicita informaciÛn mÈdica.
• Avisarle explÌcitamente si sus vecinos, amigos o socios van a ser interrogados acerca de su ìcar·cter, reputaciÛn general, caracterÌsticas personales o modo de vida. Esto se llama un "informe de investigaciÛn de consumidor" seg™n la FCRA.

Bajo la FCRA, información negativa no puede ser generalmente divulgada después de siete años. Existen algunas excepciones, como en el caso de bancarrota (10 años) o para trabajos o pólizas de seguro que superen una cierta cantidad de dinero. La FCRA dice que las convicciones penales pueden ser reportadas de forma indefinida.

El empleador tiene que darle un "aviso previo de acción adversa", junto con una copia del informe de antecedentes antes de que se tome una decisión adversa. Para los aspirantes a un empleo, una "acción adversa" significa que el empresario ha decidido no contratar al solicitante, basado en la información contenida en el informe. Para los trabajadores de la empresa, una acción adversa puede implicar el fin de la contratación. O podría ser la decisión de no promoverlo o de bajarlo de puesto a.

Usted debe de recibir un segundo aviso después de una acción adversa, informándole cómo puede disputar cualquier información imprecisa o incompleta. Para más información sobre verificaciones de antecedentes de empleo en virtud de la FCRA, consulte la publicación de la Comisión Federal de Comercio, “Using Consumer Reports: What Employers Need to Know" (“Uso de Consumer Reports: ¿Qué necesitan saber los empleadores?", www.ftc.gov/bcp/edu/pubs/business/credit/bus08.shtm . También lea PRC Fact Sheet 16 “Employment Background Checks: Jobseeker’s Guide”, (La Hoja de Datos de PRC 16 “Comprobaciones de antecedentes de empleo: guía para personas que están buscando trabajo”), www.privacyrights.org/fs/fs16-bck.htm.

Parte 4. Verificaciones de antecedentes en California - FCRA Plus

La ley de California fue enmendada en el año 2001 para dar a los solicitantes de trabajo y a los empleados actuales el derecho de conocer los resultados del reporte de investigación de antecedentes penales. Usted también tiene la oportunidad de saber si hay información incorrecta o incompleta en su reporte de investigación. (Código Civil de California §1786)

La ley de California es más amplia en su alcance que la ley federal (FCRA). Abarca verificadores de empleo de compañías externas, al igual que la FCRA. Pero también se abarca a los empleadores que llevan a cabo sus propias comprobaciones de antecedentes, algo que la FCRA omite.

Los solicitantes y los empleados en California tienen todos los derechos que ofrece la FCRA y más, pero hay diferencias. Dos de las diferencias más evidentes son el significado de algunos términos y la notificación que inicia el procedimiento de verificación de empleo.

Términos utilizados en California. En California, una verificación de antecedentes de empleo se llama un "informe de investigación" (investigative consumer report, ICR). Sus derechos y las obligaciones de un empleador se incluyen en la Ley de Agencias de Informes de Investigación de Consumidor (Investigative Consumer Reporting Agencies Act, ICRAA). (Código Civil de California §1786)

Bajo la FCRA federal, un "informe de investigación" se limita a las entrevistas personales con sus amigos, vecinos o colegas de trabajo. En California, un ICR cubre su "carácter, reputación general, características personales o modo de vida obtenidas a través de "cualquier medio". Bajo la ley de California, una compañía que obtiene información para los empleadores y compila informes se llama Agencia de Informes de Investigación de Consumidor (Investigative Consumer Reporting Agency, ICRA).

El término ICR no incluye informes de crédito. Si un empleador en California quiere su informe de crédito como parte de una comprobación de los antecedentes de empleo, este informe también se maneja por la Ley de Agencias de Informes de Crédito de Consumidor (Consumer Credit Reporting Agencies Act, CCRAA). (Código Civil de California §1785)

Cómo se inicia el proceso en California. Un solicitante de empleo en California o un empleado corriente recibe una notificación más amplia que la requerida por la FCRA. En California, antes de que sea realizada una verificación de antecedentes por una empresa de verificaciones, llamada agencia de ICR, usted debe recibir una notificación que:

• Establece el propósito del informe.
• Da el nombre, dirección y número de teléfono de la empresa de verificaciones.
• Incluye un resumen de sus derechos para ver y copiar cualquier informe acerca de usted.
• Incluye una casilla para marcar si desea una copia de verificaciones.

Si usted indica que quiere una copia de su informe, deberá ser enviada dentro de tres días hábiles a la fecha en que el empleador la recibe. El informe puede venir del empleador o de la empresa que realizó la investigación.

Si el empleador realizó la verificación de antecedentes sin utilizar una agencia externa (ICRA), el formulario de solicitud de empleo o un documento relacionado deberá incluir una casilla para marcar la indicación de que usted quiere una copia de los registros públicos obtenidos en la investigación. La ley de California no requiere que un empleador que realiza por sí mismo una comprobación de antecedentes le de a usted el mismo reporte detallado en contraste a cuando la realiza una compañía externa. Pero usted tiene el derecho de recibir una copia de los documentos públicos recopilados en el informe. Aconsejamos que siempre indique al empleador que desea ver el informe de los registros públicos.

¿Puede un empleador ejecutar una comprobación sin mi permiso?

Usted tiene que dar su autorización por escrito antes de que un empleador pueda iniciar el proceso de investigación a través de una agencia externa. Una vez más, su permiso por escrito es requerido por la FCRA, así como la ICRAA de California. Al igual que la FCRA, la ley de California requiere que usted de una autorización específica para obtener información acerca de su historial o condición médica.

Si el empleador realiza la comprobación por sí mismo en California, la autorización y los requisitos de notificación son menos rígidos. Un cauteloso empleador podría pedirle su consentimiento, aun para hacer su propia investigación. Sin embargo, la única indicación real de que una revisión de antecedentes se llevará a cabo puede darse a través de una solicitud u otro tipo de documento. Un empleador de California que lleva a cabo su propia investigación debe dar a la persona la posibilidad de renunciar al derecho a obtener una copia de los documentos públicos. Existe una excepción en California. Su permiso no es requerido y usted no tiene derecho a aviso si su empleador sospecha de irregularidades o faltas de conducta.

¿Es requerido mi consentimiento cada vez que me investiga mi empleador actual?

Recuerde, la verificación de antecedentes no se limita a los aspirantes de empleo. Los empleadores cada vez llevan a cabo una mayor cantidad de investigaciones de los trabajadores de la empresa. Bajo la FCRA, una vez que da su permiso para una verificación de antecedentes, su empleador no tiene que obtener su permiso para ejecutar otra verificación en el futuro. Sin embargo, la ley de California requiere notificación y la autorización de usted "en cualquier momento cuando se busca un informe de investigación de consumidor por propósito de empleo aparte de la sospecha de irregularidades o faltas de conducta. (Código Civil de California §1786.16(2))

¿Mi autorización significa que una verificación será definitivamente realizada?

No necesariamente. La notificación que recibirá muy probablemente dirá que se puede obtener una agencia externa (ICR). Una vez que haya recibido la notificación y haya dado su autorización, el empresario es libre de realizar o no una verificación de antecedentes. Debido a los costos involucrados, es poco probable que el empresario lleve a cabo una verificación de antecedentes de cada solicitante para un puesto de trabajo. Para los solicitantes, la investigación es realizada típicamente justo antes de una oferta de trabajo.

¿Tiene un empleador que decirme exactamente lo que incluirá la verificación?

La ICRAA de California dice que el empleador tiene que darle una "clara y conspicua" notificación por escrito de la "naturaleza y el alcance" del informe. (Código Civil de California §1786.16(2)(B)(v)). Esto sólo se aplica cuando el empresario está utilizando una empresa de verificación. Esto no significa que recibirá una lista detallada de todas las cosas que el empleador quiere comprobar. En lugar de eso, espere a ver una notificación que se utiliza para una variedad de puestos de trabajo. La ICRAA le permite a un empleador investigar su "carácter, reputación general, características personales, y su modo de vida." (Código Civil de California §1786(B)(iii)). Muy probablemente, el aviso contendrá estas palabras exactas, tomadas directamente de la ley.

Hay muchas variaciones de lo que puede incluir una verificación de antecedentes de empleo. Muy probablemente el empleador deseará verificar su empleo y educación. Verificaciones de crédito y revisiones de antecedentes penales también son frecuentemente requeridos. Dependiendo del puesto de trabajo involucrado, se pueden obtener los registros de conducir. Para más información sobre lo que puede incluir una verificación de trabajo, véase PRC Fact Sheet 16 “Employment Background Checks: Jobseeker’s Guide”, (La Hoja de Datos de PRC 16 “verificaciones de antecedentes de empleo: guía para personas que están buscando trabajo”), www.privacyrights.org/fs/fs16-bck.htm.

Parte 5. Examen por un empleador o una empresa externa

¿Por qué la ley de California es más fuerte que la FCRA?

Muchas páginas Web venden información personal, gran parte de la cual es obtenida de los registros públicos. Algunas páginas reclaman con audacia "averiguar cualquier información de cualquier persona." La información es por lo general barata, a menudo menos de $30 por un informe básico.

No hay garantía sobre la precisión o la cantidad de datos obtenidos de esta manera. Bajo la FCRA federal, usted no tiene el derecho de recibir un aviso, y tampoco tiene la posibilidad de disputar la información imprecisa o incompleta si el empresario lleva a cabo su propia investigación en lugar de contratar a una agencia externa. Sin la obligación de verificar y actualizar la información, hay grandes posibilidades de que la información contenga imprecisiones.

Información falsa puede ser el resultado de una serie de factores. Un agente de datos puede divulgar información que lo confunda con alguien que tenga un nombre similar. O el agente de datos puede no actualizar información crucial. Por ejemplo, si fue detenido, pero no condenado, esta información no debe estar en un informe de verificación de antecedentes de empleo. En el peor de los casos, otra persona pudo haber cometido un delito o incluso abierto cuentas de crédito usando su nombre y su información personal. En algunos casos los resultados de este robo de identidad pueden aparecer en su informe de antecedentes.

Verificación de antecedentes efectuados por un empleador (sin usar una compañía externa)

Ahora en California usted tiene derecho de obtener una copia de los registros públicos que reúne un empleador en el proceso de verificar sus antecedentes. (Código Civil de California §1785.53). Un empleador que viole la ICRAA de California está sujeto a las mismas penas que se aplican a una agencia externa. (Véase la parte 7 para mayor información sobre penas.)

¿Tiene el empleador que darme toda la información que recopila?

No. El empleador sólo tiene que darle una copia de todos registros públicos obtenidos en la verificación de sus antecedentes. Esto podría incluir los documentos que se refieren a una detención (si se produce una condena), acusación, convicción, a acción de justicia civil, a derecho de retención de impuestos, o juicios pendientes. Estos registros se pueden obtener si un empleador va directamente a la fuente pública o usa una página Internet que recopila los registros públicos y vende la información.

Casi toda la información recopilada en una comprobación de antecedentes consta de los registros públicos. Información no pública podría incluir verificaciones de referencias con los empleadores anteriores y la verificación de sus credenciales de educación. Usted no tiene derecho a obtener información que un empleador recibe mediante la verificación de sus referencias. Por cierto, si una agencia externa realiza la investigación (que se mencionan a continuación), las referencias del empleo también están exentas del informe que el individuo tiene derecho a recibir.

¿Voy a saber si un empleador está llevando a cabo su propia verificación, en lugar de utilizar una agencia externa?

Como se indicó anteriormente, el mismo trámite no se aplica cuando un empleador realiza su propia investigación. Por ejemplo, usted no recibirá la notificación detallada que usted recibiría si el empleador contrata a una agencia externa (que se describe más arriba en la parte 4) y posiblemente no se le pedirá que dé su permiso para la investigación en un documento por separado.

Pero, si el empleador opta por un método de auto-verificación, usted debería tener una casilla de selección en una solicitud o cualquier otro documento donde se le pregunta si renuncia a (abandona) su derecho a obtener una copia de los registros públicos que el empleador reúna. Esas anotaciones exigen una lectura atenta ya que seleccionar la casilla puede indicar una respuesta negativa. Por ejemplo, que usted no quiere el informe de registros públicos.

Si no renuncia a su derecho, el empleador debe darle una copia de los registros públicos siete días después de haber recibido el documento. Le recomendamos que siempre indique que desea los registros públicos. Este es un derecho exclusivo para los empleados de California, que lo ayudará a conocer lo que los empleadores ven en la investigación.

¿Si renuncio a ese derecho, nunca podré obtener una copia de mis archivos?

Incluso si renuncia a ese derecho, el empleador tiene que darle una copia de los registros en el caso que se tome una acción desfavorable para usted. Por ejemplo, si el empleador decide despedirlo en base a algo que se presentó en los registros públicos, usted todavía tiene derecho a una copia de los registros públicos - incluso si usted alguna vez indicó que no quería la copia.

Si un empleador consulta sus antecedentes por una supuesta mala conducta, usted sólo tiene derecho a una copia de los registros públicos (1) después de completarse la investigación y (2) si no renunció antes a su derecho a una copia de los registros.

¿Qué ocurre si el informe de registros públicos contiene información incorrecta?

La ley no es clara sobre el proceso de disputar el contenido de una verificación si el empleador llevó a cabo la investigación por sí mismo sin utilizar una compañía externa. Le aconsejamos que usted dispute por escrito cualquier información incorrecta compilada de los registros públicos por un empleador que lleve a cabo su propia investigación. Solicite que el empresario vuelva a investigar los registros públicos recopilados en el informe. Proporcione documentación que explique por qué el empleador está obteniendo información pública incorrecta o anticuada. Por ejemplo, documentos relacionados con robo de identidad, o documentos judiciales relacionados con antecedentes que ya han sido borrados.

Verificaciones de antecedentes a cargo de una empresa de verificación (agencia tipo ICR)

Si un empleador contrata a una empresa externa para comprobar sus antecedentes, se tiene que dar un aviso por escrito y, posteriormente, prestar su consentimiento, tal como se describe más arriba en la parte 4 (Código Civil de California §1786.16). Una empresa de verificación, identificada legalmente como una agencia de informes de investigación de consumidor, no puede continuar con la verificación a menos que el empleador haya certificado que el informe sólo será utilizado para un propósito permisible de empleo. Si usted le dice al empleador que desea una copia del informe, deberá recibirla dentro de tres días luego de que el empleador la reciba. El informe también debe darle el nombre, dirección y número de teléfono de la persona o agencia que realizó la verificación de sus antecedentes. La ley de California también requiere que la primera página del informe:

• Incluya un aviso de por lo menos 12 puntos en negrita diciendo que el informe no garantiza la precisión o veracidad de la información, sino que sólo se tomó la información de los registros públicos.
• Incluya una advertencia de que la información negativa puede ser el resultado de robo de identidad.
• Informe en inglés y en español sus derechos.

¿Tengo que pagar por el informe?

Usted podría tener que pagar hasta $ 9,50 por el informe. Pero, usted tiene derecho a una copia gratuita del informe: (1) si usted está en paro y piensa aplicar para un trabajo en un tiempo determinado, (2) es beneficiario de asistencia pública, o (3) tiene razones para creer que es víctima de un fraude (Código Civil de California §1786.26(a),(b). La ley no dice que usted tiene que pagar por las copias de los registros públicos que recibió cuando un empleador realizó su propia verificación.

¿Puedo ver una copia de lo que la agencia tiene acerca de mí?

Usted tiene derecho a ver la mayoría de la información recopilada acerca de usted. Usted no va a encontrar las fuentes de información, otras que las de los registros públicos, a menos que haya una acción judicial.

Tiene derecho a ver a su "archivo", es decir, la mayoría de los datos que la agencia utilizó para elaborar su informe. Para ver el archivo, debe hacer un previo acuerdo y presentar la debida identificación, que podría incluir una licencia de conducir vigente, un número de Seguro Social, una identificación militar, y tarjetas de crédito. Se puede solicitar el acceso al archivo, en persona, por correo certificado, o por medio de una conversación telefónica. También puede ir con otra persona cuando vaya al ver el archivo.

¿Cuánto tiempo tengo para obtener una copia de mi informe y revisar el archivo de la agencia?

La agencia que elaboró el informe tiene que conservarlo por dos años. Durante este tiempo, usted tiene derecho a consultarlo.

¿Qué pasa si el informe contiene información incorrecta o incompleta?

Puede disputar la información incorrecta o incompleta. Cuando presente una disputa, un proceso similar al que se usa para disputar información en un informe de crédito se inicia. Aquí tiene un resumen de cómo funciona el proceso de controversia: (Código Civil de California §1786.24)

• Usted presenta una disputa por escrito y proporciona pruebas.
• La agencia de empleo de verificación debe de investigar su controversia.
• Si la agencia no puede verificar la información que usted disputó, la información debe ser eliminada.
• La agencia no tiene por qué continuar la investigación si considera que su queja es "frívola
  o irrelevante".
• La agencia tiene 30 días para notificarlo de los resultados de la investigación.
• Tiene que ser notificado si se reinserta información negativa, que fue anteriormente suprimida.
• Si la agencia no elimina información negativa, usted puede incluir su propia declaración en el archivo.

Si la impresición es el resultado de robo de identidad en el que alguien cometió un delito en virtud de su nombre, visite la página web del Procurador General de California para obtener información sobre cómo registrar esta inexactitud. http://ag.ca.gov/idtheft/packet.php

Parte 6. ¿Qué no puede ser incluido en un informe de antecedentes?

La ley de California (ICRAA) sigue la norma general el límite de siete años que establece la FCRA como límite para presentar información negativa en una verificación de antecedentes de empleo. Una excepción, en virtud de la FCRA, es que condenas penales pueden permanecer vigentes de forma indefinida. En California, las condenas penales sólo pueden ser reportadas por siete años, a menos que otra ley obligue a los empleadores investigar más a fondo los antecedentes de la persona. California también establece un límite de diez años para reportar bancarrotas, al igual que la FCRA. (Código Civil de California §1786.18)

Los informes de verificación de antecedentes a menudo incluyen información de los registros públicos. En California, una agencia que hace comprobaciones de antecedentes no puede incluir información pública de empleo en un reporte a menos que se haya verificado la fidelidad de la información durante un período de 30 días antes de que el informe se publique. Esto abarca información relacionada a arrestos, acusaciones, condenas, acciones civiles, gravámenes fiscales, y juicios pendientes.

La ley de California también difiere de la FCRA en relación a otros requisitos sobre la presentación de informes.

Arresto, acusación, información, queja de delito menor. Las detenciones y los cargos formales mostrados en una acta de acusación, o la información o queja que sean el resultado de una detención, pueden ser reportados por un máximo de siete años en California. Pero estos registros no pueden ser reportados si no hubo una condena. Sin embargo, pueden ser reportados baso espera de una sentencia. Es decir, si fue detenido y el asunto no ha llegado a juicio o no ha sido resuelto de otra forma, puede ser todavía notificado en una verificación de antecedentes de empleo.

Las condenas penales. A diferencia de la norma de la FCRA, donde las condenadas penales pueden ser reportadas indefinidamente, las condenas penales en California sólo pueden ser reportadas por siete años. Las condenas no pueden ser reportadas si se ha concedido una absolución.

El ICRAA no se aplica si otra ley requiere que una agencia gubernamental o empresario realice una cierto tipo de verificación de antecedentes. Muchos empleos exigen que un empleador investigue condenas penales, más allá del límite de siete años incluidos en el ICRAA. Por ejemplo, los operadores de instalaciones de atención residencial para personas de la tercera edad y los empleados de estas instalaciones están sujetos a una verificación 'plena de antecedentes penales'". (Código de Salud y Seguridad de California §1569.17)

Además, las ocupaciones que requieren una licencia estatal a menudo requieren una extensa revisión de antecedentes penales. Para obtener más información sobre los puestos de trabajo que requieren un licencia estatal, véase la parte 8 más adelante y los enlaces de la página web del Departamento de Desarrollo de Empleo de California.

¿Un empleador puede preguntar acerca de un arresto o convicción que no debería haber sido reportada?

No, el Código Laboral de California dice que un empleador no puede preguntar acerca de:

• Cualquier detención o arresto que no se hayan traducido en una condena.
• Cualquier convicción que haya sido sellada por orden judicial, borrados o erradicados por un tribunal.
• Cualquier detención que haya sido completada por desviación de juicio previo.

Las disposiciones del Código del Trabajo están reforzadas en los reglamentos del Departamento de California de Empleo y Vivienda Justa. (Ver: 2 Códigos de Reglamentos de California Sección 7287.4 (d)(1)(Registro 95, N º 29: 7-21-95). Una publicación del Departamento enumera preguntas que no son adecuadas para un aspirante de empleo de California. http://www.dfeh.ca.gov/DFEH/Publications/PublicationDocs/DFEH-161.pdf

Note que: Las referencias a las leyes en esta hoja informativa - que no sea el ICRAA o FCRA - que establecen límites sobre lo que un empleador puede preguntar, se incluyen sólo para alertar a los usuarios de su existencia. La aplicación de tales disposiciones en situaciones concretas requiere una consulta con un experto en derecho laboral.

¿Puede ser borrado un informe de antecedentes criminales?

En algunos casos, los antecedentes penales pueden ser lo que llama la ley "borrados". Técnicamente, el término significa borrar o tachar. A pesar de la definición, un registro borrado no significa necesariamente que todos los rastros de un delito desaparecerán de la corte y/o de las páginas web del Internet proveniente de agentes especializados. Incluso si un registro es eliminado, el hecho de que hubo una condena puede que no sea bloqueada, aunque los detalles del caso se borren de la vista del público.

Además el hecho de que un registro sea eliminado no significa que usted nunca tendrá que revelar dicha información. las solicitudes para una licencia estatal o de un determinado tipo de trabajo puede exigir divulgación de una información que abarque toda su vida.

Los procesos que permiten que los registros sean borrados o cambiados de algún modo están más allá del alcance de esta hoja informativa. Si usted está preocupado acerca de una condena previa o busca limpiar su expediente, consulte con un abogado, un agente de libertad condicional, o compruebe con tribunal donde se encuentra su expediente. Un libro de Nolo Press proporciona información adicional para los residentes de California sobre este tema, Cómo sellar su registro de antecedentes juveniles y penales en California: Recursos Legales para Limpiar su Pasado (2000) (www.nolo.com) (sin respaldo implícito).

La ley de California que abarca el tema sobre borrar o suprimir un registro de antecedentes penales es el Código Penal de California §1203.4. Usted puede realizar su propia verificación de antecedentes para consultar información acerca de su persona (véase Sugerencia 5 en la parte 2).

¿Un empleador puede comprobar una base de datos nacional de condenas penales?

El FBI mantiene una base de datos de registros de antecedentes penales, que conocido como el Centro de Información de Crimen Nacional (National Crime Information Center (NCIC)). Contiene algunos pero no todos los antecedentes penales. Un empresario podría tener acceso al NCIC dependiendo del tipo de trabajo en cuestión.

La Ley Nacional de Protección de la Infancia de 1993 (42 USC §5119) permite a los estados establecer procedimientos para las verificaciones nacionales de antecedentes penales mediante el NCIC para los empleados y voluntarios que trabajan con niños, ancianos y personas con discapacidad. Para más información sobre el NCIC, visite el sitio web conjunto del FBI y de la Federación de Científicos Americanos, www.fas.org/irp/agency/doj/fbi/is/ncic.htm.

El Procurador General de California mantiene un programa para comprobar huellas digitales electrónicamente llamado Live Scan. Para obtener más información sobre Live Scan, véase, http://ag.ca.gov/fingerprints/ .

Algunas agencias de verificación consultan a empresas que compilan información pública obtenida de los tribunales y de otras fuentes del gobierno en toda la nación. Las empresas legítimas de verificación de antecedentes sólo consultan fuentes fidedignas, que cumplen con la FCRA.

¿Puede incluir mi reporte de crédito una verificación de antecedentes en California?

Sí. Informes de crédito y las empresas que recopilan informes de crédito se rigen por la Ley de Agencias de Informes de Crédito de Consumidor (Consumer Credit Reporting Agencies Act, CCRAA) (Código Civil de California §1785). El CCCRAA le permite a su empleador obtener una copia de su informe de crédito para "fines de empleo." (Código Civil de California §1785.11(B)). Esta ley de California va más allá de la FCRA. Incluye muchas de las disposiciones que le ayudan a descubrir y actuar en casos de fraude de identidad.

El CCRAA también ofrece ciertos derechos a los aspirantes de empleo y a los mismos empleados, cuando un informe de crédito es solicitado como parte de una verificación de antecedentes relacionado con el empleo. Algunos ejemplos:

• Su permiso por escrito es requerido para una verificación de crédito.
• El informe de crédito no puede incluir información sobre su persona que viole las leyes de igualdad de oportunidades en el empleo, tales como su edad, estado civil, raza, color o religión.
• Usted puede optar por recibir una copia del informe de crédito.
• Existen sanciones por incumplimiento para los usuarios de los informes, así como para las agencies que realizan el informe.

En general, las mismas normas sobre el acceso, disputas, y las limitaciones de divulgación se aplican por igual a un informe de crédito como un informe de investigación al consumidor.

Parte 7. Sanciones por violaciones

Violaciones de los ICRAA puede dar lugar a penas severas para la empresa que haya emitido el informe y para el usuario del informe (el empleador) (Código Civil de California §1786.50). En virtud de la ICRAA, usted puede entablar una demanda por daños y perjuicios reales o $ 10.000, dependiendo de que sea mayor. Se permiten las demandas colectivas. Los gastos de la corte y los honorarios del abogado también pueden ser adjudicados. El tribunal puede conceder daños punitivos si comprueba que la violación fue voluntaria o si fue una negligencia grave. Esta acción no compromete el derecho a entablar una demanda por difamación o invasión de privacidad.

Una nueva ley de California, firmada por el Gobernador Davis el 31 de julio de 2003, elimina la pena de $25.000 para las agencias de ICR. Agencias de verificación de empleo ya no se enfrentan a una nueva pena por violaciones de presentación de informes y mantenimiento de registros. (AB 1399, www.leginfo.ca.gov).

¿Puedo demandar a un empleador y/o una agencia de verificación de empleo?

Sí. Las leyes de California y las leyes federales lo permiten (Código Civil de California §§1786.20, 1786.1786.50; FCRA 15 U.S.C. §§1681n, 1681o).

Antes de solicitar ayuda legal o contactar un mediador, recuerde que tanto la ley de California y la FCRA disponen de medidas para la solución de controversias. En la mayoría de las situaciones, los procedimientos de controversia descritos en la ley deben hacerse antes de adoptar el próximo paso.

Para determinar si su situación específica entra en las disposiciones de la ley federal o de California, le recomendamos que hable con un abogado especializado en los derechos de los trabajadores.

• El sitio web de la Asociación Nacional de Abogados de Empleo proporciona un directorio de abogados miembros, www.nela.org. La casilla de búsqueda se encuentra en la esquina superior izquierda.
• El sitio web de la Asociación de Abogados de Empleo de California ofrece un directorio de miembros, www.celaweb.org/.
• La mayoría de los gremios de abogados locales proporcionan referencias a servicios gratis o a bajo costo. Usted puede encontrar el servicio más cercano de referencia en la sección de los "abogados" en las Páginas Amarillas.

En lugar de ir a los tribunales, un empleado podría considerar un procedimiento alternativo de solución de conflictos, como son el arbitraje o la mediación. La información sobre el arbitraje y la mediación, con atención especial a los consumidores de California, se encuentra disponible en la Asociación Americana de Arbitraje (American Arbitration Association), www.adr.org/.

Parte 8. Recursos

La Ley de California

• La Ley de Agencias de Informes de Investigación de Consumidor (ICRAA), Código Civil de California §1786 et.seq.
• La Ley de Agencias de Informes de Crédito de Consumidor, Código Civil de California §1785 et seq.

Para consultar el Código Civil de California, vaya a www.leginfo.ca.gov. Haga clic en la Ley de California. Luego haga clic en "Código Civil" y, o introduzca el número de sección o desplácese a través de todo el Código Civil para encontrar las citas específicas.

La Ley Federal

• La Ley de Información Justa de Crédito (FCRA) (15 U.S.C. §§1681 et seq.), www.ftc.gov/bcp/menus/consumer/credit/rights_es.shtm .

Publicaciones

·  Federal Trade Commission: "Using Consumer Reports: What Employers Need to Know" (Comisión Federal de Comercio, "Uso de los informes de consumidores: Lo que necesitan saber los empleadores") ). www.ftc.gov/bcp/edu/pubs/business/credit/bus08.shtm

·  Federal Trade Commission: "Negative Credit Can Squeeze a Job Search" (Comisión Federal de Comercio, “El crédito negativo puede hacer más dificil la búsqueda de trabajo”). www.ftc.gov/bcp/edu/pubs/consumer/alerts/alt053.shtm

·  Federal Trade Commission: "How to Dispute Credit Report Errors" (Comisión Federal de Comercio, “Cómo refutar los errores de informes de crédito”). www.ftc.gov/bcp/edu/pubs/consumer/credit/scre21.shtm

·   Privacy Rights Clearinghouse: "Employment Background Checks: A Jobseeker's Guide" (Privacy Rights Clearinghouse, “La verificación de antecedentes de empleo: Una guía para los buscadores de empleo”) . www.privacyrights.org/fs/fs16-bck.htm

·   U.S. Bureau of Labor Statistics: "Occupational Outlook Handbook" (La Oficina de Estadísticas de Trabajo de los EE.UU. “El manual de Perspectivas Ocupacionales”) - información acerca de muchos puestos de trabajo, incluidos los requisitos de verificación de antecedentes. www.bls.gov/oco/home.htm

Trabajos en California - los sitios de interés

·  California Employment Development Department (El Departamento de Desarrollo de Empleo de California): www.labormarketinfo.edd.ca.gov/. Vea también “Información general en Español,” www.edd.ca.gov/Informacion_general_en_Espanol.htm

·  California Department of Fair Housing and Employment, Employment Discrimination, (El Departamento de Vivienda Justa y Empleo de California, La Discriminación en el Empleo) www.dfeh.ca.gov.

·  California Department of Social Services, (El Departamento de Servicios Sociales de California, verificaciones de antecedentes para empleados y voluntarios que entran en contacto con clientes), http://ccld.ca.gov/PG404.htm .

Organizaciones de derechos de empleados y consumidores

• National Employment Lawyers Association (La Asociación Nacional de Abogados de Empleo), Para obtener una lista de los abogados: www.nela.org.
   
• California Employment Lawyers Association (La Asociación de California de Abogados de Empleo). Página web: www.celaweb.org.
   
• Privacy Rights Clearinghouse, 3100 - 5th Ave., Suite B, San Diego, CA 92103. Correo de voz: (619) 298-3396. Página web: www.privacyrights.org.

Artículos de interés y otras perspectivas

• "Why California is Different",("Las razones por las cuales California es diferente"), recursos de la selección de empleo, www.esrcheck.com/articles/article.php?article_id=AB655-California.html
• "Dealing with Your Digital Dirt" ("Cómo administrar sus huellas digitales") ExecuNet, www.abilitiesenhanced.com/digital-dirt.pdf
• "Criminal Records and Getting Back into the Workforce: Six Critical Steps for Ex-offenders Trying to Get Back into the Workforce," by Les Rosen, Esq., www.privacyrights.org/ar/rosencrim.htm
• "Cómo obtener trabajo luego de un antecedente criminal o delictivo: seis pasos crÌticos," by Les Rosen, Esq. -- 2003 www.privacyrights.org/ar/rosencrim-span.htm
• Para artículos relacionados a verificación de empleos, visite el siguiente sitio y utilice el buscador denominado "background check" (sin patrocinio implÌcito), www.findlaw.com

La compañía Privacy Rights Clearinghouse desarrolló esta guía con el financiamiento de la Rose Foundation Consumer Privacy Rights Fund (Fondo de la Fundación de Rose de Derechos de Privacidad del Consumidor.) Reconocemos la asistencia de Les Rosen, Employment Screening Resources (Recursos de Selección de Empleo), en la revisión de esta guía, www.esrcheck.com.